Az XL-bérelszámolás és TB-elszámolás technikai szakértői lehetőleg megrendelő rendszergazdájával, informatikus munkatársával telepítik a szerverre és a terminálokra a szoftver valamennyi olyan modulját, mely a cégnél használatban lesz. Szükség esetén ezt megelőzheti az, hogy a megrendelő beszerzi a szükséges hardvert, amiben a technikai XL-tanácsadók szívesen nyújtanak segítséget.

A telepítés során – amennyiben megrendelőnél van rendszergazda – a rendszergazda is elsajátítja a telepítés lépéseit, hogy később önállóan is reprodukálni tudja a telepítést, illetve újabb terminálokra telepíthesse a szoftvert új felhasználók számára.

A telepítés eredménye az, hogy a tervezett mennyiségben és tartalommal létre van(nak) hozva adatbázis(ok) és a szoftverek futnak a meghatározott felhasználók számítógépén. Telepítve van továbbá egy olyan adatbázis, amelyben a felhasználók úgy gyakorolhatnak majd, hogy az nem érinti éles adataikat.

Ennek keretében közösen feltérképezzük, hogy mely felhasználók milyen funkciókat és hol működtetnek a szoftverben, s ez hogyan illeszkedik egymás folyamataihoz és a munkakörökhöz. A felmérés adatait vagy a felhasználók vagy a cég informatikai vezetője szolgáltatja. A felhasználókat ekkor kérdezik meg az esetleges egyedi igényeikről is. A felmérés eredménye a bevezetési terv, mely alapján a két együttműködő cég bevezetési naplót vezet majd a sikeres bevezetés érdekében. A felmérés másik eredménye lehet egyedi elképzelések pontos meghatározása (specifikáció).

A bevezetési tervben felsorolunk minden szükséges lépést, ami az XL-szakértők segítségével eljuttatja a céget és munkatársait oda, hogy a szoftvert önállóan, eredményesen és saját maguk valamint vezetőik elégedettségére használják. Figyelembe vesszük az Önök bérelszámolási gyakorlatát és TB-ügyintézési szokásait.

Ritka, hogy valamely cég nem egy korábbi humán-ügyviteli programról tér át a korszerű XL BÉR és TB elszámolási Humánügyviteli Rendszer, így esetenként felmerül az igény adatok importjára a korábbi szoftverből az XL BÉR és TB rendszerekbe. Az XL BÉR bérelszámolási szoftver rendelkezik egy szabványos XL import struktúrával, ami ilyen esetben is gyorssá teszi az XL BÉR programmal való „éles” elindulást.

Az adatimport támogatás nagyon sok esetben már az oktatás előtt megtörténik, vagy esetleg az oktatással párhuzamosan folyik, s mire az befejeződik, akkora az éles indulás és számfejtés számára már rendelkezésre állnak a régi adatok az új szoftverben.

Az online vagy személyes oktatás során – amelyről Önök döntenek – a cég munkatársai megismerkednek a szoftver funkcióival és megtanulják használni a rendszer rájuk vonatkozó részeit. Ezeket tesztadatbázisban úgy gyakorolják, mintha éles adatok volnának. Nem csak bérelszámolással foglalkozóknak és TB-ügyintézőknek, hanem HR-vezetőknek és gazdasági igazgatóknak is kínálunk rövid képzést annak érdekében, hogy a vezetők tudjanak a bérelszámolásból és TB-számfejtésből kinyerhető adatokról.

A dolgozók és a felhasználók létszámától függően átlagosan 2 vagy 6 nap szükséges a bérelszámolási szoftver alapos megismerésére, de a bérelszámolást már az első napon el tudják végezni a bérszámfejtők. Tapasztalatunk szerint egy gyors bevezetést jobban kedvelnek a bérszámfejtők és inkább a bérelszámolási gyakorlatuk során felmerülő kérdéseikre választ adó konzultációkból kérnek többet.

Szinte minden oktatási nap egy része gyakorlatokat tartalmaz a felhasználó számára. Az oktatással párhuzamosan két oktatási nap között a cég munkatársai önállóan is gyakorolják a szoftver használatát saját valós adataikkal. Felmerülő kérdéseiket a következő oktatási napon tisztázzák. A konzultációk gyorsan leegyszerűsítik az összetettebbnek tűnő munkaügyi esetek bérelszámolását is.

Az éles indulást – amennyiben erre megállapodás jön létre – megelőzi az adatimport támogatás, tehát az adatok idegen rendszerekből a XL BÉR bérelszámolási szoftverbe való beolvasása.

Az éles indulás része a felhasználó éles adatbázisának kialakítása, valamint a számlarend és egyéb törzsadatok kialakítása. Ezt a munkát a XL BÉR tanácsadók támogatják, amennyiben azonban ehhez kézi adatfeldolgozás szükséges, az a felhasználó feladata.

Az éles indulás utolsó fázisa az éles adatokkal való működés első és második napja. Az éles indulást XL BÉR program tanácsadók felügyelik. Az éles indulás nem egy elhúzódó folyamat, hanem annak a napja, amikor egy vagy több modul éles adatokkal megkezdi működését. Az éles indulás támogatás napjainak tervezett számát a bevezetési napló tartalmazza, csakúgy, mint a már megvalósultakat.