A munkaidő nyilvántartás nagyon fontos alapdokumentum. Egyrészt a munkabérek elszámolásának alapját képezi, másrészt szinte nincs olyan ellenőrzés, amikor ne kérnék el és ne néznék meg alaposan.

Sok munkáltató mégsem gondoskodik e nyilvántartás megfelelő vezetéséről, ezáltal a bérszámfejtőnek rengeteg plusz munkája keletkezik.

Nagyon fontos, hogy a nyilvántartással a munkaidőt érintő időpontokat dokumentáljuk. A megérkezés még nem feltétlenül jelenti a munkaidő kezdetét és a távozás időpontja sem mutatja meg a munkaidő végét.

Arra pedig különösképp figyeljünk, hogy csak a naprakész nyilvántartás a jogszerű és szabályos nyilvántartás, ami azt jelenti, hogy a nap végén, a munkaidő leteltével, az aznapi időadatoknak már rögzítve kell lenniük.

Egy könnyítést jelent, hogy ma már vannak olyan komplex megoldások, mint egy munkaidő-nyilvántartó, ami egyszerűen összeköthető a bérprogramokkal.

Egy cég bérszámfejtése rendkívül összetett is lehet. Ráadásul az itt elkövetett apró hiba is dolgozók tömegét bosszanthatja fel, ami könnyen leronthatja a cég termelésének, szolgáltatásainak színvonalát. Ha a bérszámfejtést előkészítő munkában és magában a bérelszámolásban sok munkavállalót kell alkalmazni, akkor elképzelhető, hogy ügyviteli rendszere nem működik optimálisan. Ha a pl. a bérszámfejtőnek sok dolgot papíron, kézzel kell kiszámolnia és nyilvántartania, akkor nagy a valószínűsége, hogy a programja nem kezel valamit tökéletesen. Így egy munkavállalónak több órája megy el azzal, hogy a program használata mellett kis füzetbe jegyzetet ír, ezáltal értékes munkaidő vész el, ami miatt a területen több munkavállalóra lesz a cégnek szüksége, több bért kell fizetnie. Egy megfelelő bérszámfejtő szoftvert használva, ezek a plusz feladatok lecsökkennek, hiszen a program kezel szinte mindent.

Nagyon fontos a megfelelő munkaerő kiválasztása, aki motivált, céltudatos és nyitott az új dolgokra, akár egy új rendszer bevezetéséről van szó, vagy új feladat elé kell néznie.

„Jó pap holtig tanul” – szól a mondás. Ez a mondás minden szakmára igaz, hiszen rengeteg új törvény és változás lát napvilágot, aminek a követése és megértése rendkívül fontos. Ezért is célszerű a szakembereknek továbbképzésekre, online előadásokra, konferenciákra járniuk, hogy minden újdonságról legyen megfelelő információjuk.