Az XL Személyi Ügyviteli Szoftver telepítése és oktatása, így használatba vétele is gyorsan és néhány lépésben lezajlik, melyek legfontosabb pontja az oktatás a szoftver használatára. Tapasztalataink szerint a bérszámfejtők és TB-ügyintézők már egy rövid első oktatás után azonnal sikerrel alkalmazzák az XL-bérelszámolás szoftvert vagy TB-elszámolás szoftvert.
Nagyobb méretű szervezetek esetén – annak érdekében, hogy a cég valamennyi dolgozója, aki használja majd a bérelszámolás programot, a TB-elszámolás szoftvert, az általános lekérdezőt vagy más modult, könnyedén alkalmazza az XL-rendszert – a következőkben leírt sorrendet javasoljuk.
Kisebb szervezet esetén nem szükséges egyedi bevezetési terv kialakítása, a bérelszámolás gyors beindítása érdekében az XL személyi ügyviteli rendszerhez kialakított szabványos bevezetési lépéseken megyünk végig igen gyorsan.
Az XL-bérelszámolással és TB-elszámolással és más XL-termékekkel elsősorban nem szoftver, hanem egy megoldás kerül bevezetésre, mert az elsődleges fontosságú az, hogy a felhasználó eddigi problémái megszűnjenek a személyi-ügyvitel területén. Bármilyen szempontok vezették is el a cég vezetőit az XL-rendszerhez, azokat kisebb vagy nagyobb mértékben megelőzte valamilyen hiányérzet vagy elégedetlenség az akkori helyzettel. Ezek azok a problémák, amire az XL-bérelszámolás megoldást fog nyújtani a bevezetés végére.
A bevezetési folyamat így részben a már jóval a telepítés és oktatás előtt megkezdődik azzal, hogy az XL-tanácsadók felmérik a cég korábbi vagy esetleg most is fennálló nehézségeit, a felhasználók (vezetők és beosztottak) tényleges igényeit.
Az általánosan bevezetésnek nevezett folyamat többi lépése csak ezután következik: bevezetési terv elkészítése, telepítés, korábbi adatok migrációja (importja), oktatás, felhasználói gyakorlatok, konzultációk, éles indulás.
Telepítés
Az XL-bérelszámolás és TB-elszámolás technikai szakértői lehetőleg megrendelő rendszergazdájával, informatikus munkatársával telepítik a szerverre és a terminálokra a szoftver valamennyi olyan modulját, mely a cégnél használatban lesz. Szükség esetén ezt megelőzheti az, hogy a megrendelő beszerzi a szükséges hardvert, amiben a technikai XL-tanácsadók szívesen nyújtanak segítséget.
A telepítés során – amennyiben megrendelőnél van rendszergazda – a rendszergazda is elsajátítja a telepítés lépéseit, hogy később önállóan is reprodukálni tudja a telepítést, illetve újabb terminálokra telepíthesse a szoftvert új felhasználók számára.
A telepítés eredménye az, hogy a tervezett mennyiségben és tartalommal létre van(nak) hozva adatbázis(ok) és a szoftverek futnak a meghatározott felhasználók számítógépén. Telepítve van továbbá egy olyan adatbázis, amelyben a felhasználók úgy gyakorolhatnak majd, hogy az nem érinti éles adataikat.
Felmérés
Ennek keretében közösen feltérképezzük, hogy mely felhasználók milyen funkciókat és hol működtetnek a szoftverben, s ez hogyan illeszkedik egymás folyamataihoz és a munkakörökhöz. A felmérés adatait vagy a felhasználók vagy a cég informatikai vezetője szolgáltatja. A felhasználókat ekkor kérdezik meg az esetleges egyedi igényeikről is. A felmérés eredménye a bevezetési terv, mely alapján a két együttműködő cég bevezetési naplót vezet majd a sikeres bevezetés érdekében. A felmérés másik eredménye lehet egyedi elképzelések pontos meghatározása (specifikáció).
Bevezetési terv
A bevezetési tervben felsorolunk minden szükséges lépést, ami az XL-szakértők segítségével eljuttatja a céget és munkatársait oda, hogy a szoftvert önállóan, eredményesen és saját maguk valamint vezetőik elégedettségére használják. Figyelembe vesszük az Önök bérelszámolási gyakorlatát és TB-ügyintézési szokásait.
Migráció
Ritka, hogy valamely cég nem egy korábbi humán-ügyviteli programról tér át a korszerű XL Személyi Ügyviteli Szoftverre, így esetenként felmerül az igény adatok importjára a korábbi szoftverből az XL-Bér és TB rendszerekbe. Az XL-Bér bérelszámolási szoftver rendelkezik egy szabványos XL import struktúrával, ami ilyen esetben is gyorssá teszi az XL-Bér programmal való „éles” elindulást.
A migráció nagyon sok esetben már az oktatás előtt megtörténik, vagy esetleg az oktatással párhuzamosan folyik, s mire az befejeződik, akkora az éles indulás és számfejtés számára már rendelkezésre állnak a régi adatok az új szoftverben.
Oktatás
Az oktatás során a cég munkatársai megismerkednek a szoftver funkcióival és megtanulják használni a rendszer rájuk vonatkozó részeit. Ezeket tesztadatbázisban úgy gyakorolják, mintha éles adatok volnának. Nem csak bérelszámolással foglalkozóknak és TB-ügyintézőknek, hanem HR-vezetőknek és gazdasági igazgatóknak is kínálunk rövid képzést annak érdekében, hogy a vezetők tudjanak a bérelszámolásból és TB-számfejtésből kinyerhető adatokról.
Megrendelő eldöntheti, hogy dolgozói az oktatás befejezése végén vizsgát tesznek-e vagy sem.
Felhasználói gyakorlatok és Konzultációk
A dolgozók és a felhasználók létszámától függően átlagosan 2 vagy 6 nap szükséges a bérelszámolási szoftver alapos megismerésére, de a bérelszámolást már az első napon el tudják végezni a bérszámfejtők. Tapasztalatunk szerint egy gyors bevezetést jobban kedvelnek a bérszámfejtők és inkább a bérelszámolási gyakorlatuk során felmerülő kérdéseikre választ adó konzultációkból kérnek többet.
Szinte minden oktatási nap egy része gyakorlatokat tartalmaz a felhasználó számára. Az oktatással párhuzamosan két oktatási nap között a cég munkatársai önállóan is gyakorolják a szoftver használatát saját valós adataikkal. Felmerülő kérdéseiket a következő oktatási napon tisztázzák. A konzultációk gyorsan leegyszerűsítik az összetettebbnek tűnő munkaügyi esetek bérelszámolását is.
Éles indulás
Az éles indulást – amennyiben erre megállapodás jön létre – megelőzi az adatok migrációja, tehát idegen rendszerekből a XL-Bér bérelszámolási szoftverbe való beolvasása.
Az éles indulás része felhasználó éles adatbázisának kialakítása, valamint a számlarend és egyéb törzsadatok kialakítása. Ezt a munkát a XL-Bér tanácsadók támogatják, amennyiben azonban ehhez kézi adatfeldolgozás szükséges, az felhasználó feladata.
Az éles indulás utolsó fázisa az éles adatokkal való működés első és második napja. Az éles indulást XL-Bérprogram tanácsadók felügyelik. Az éles indulás nem egy elhúzódó folyamat, hanem annak a napja, amikor egy vagy több modul éles adatokkal megkezdi működését. Az éles indulás támogatás napjainak tervezett számát a bevezetési napló tartalmazza, csakúgy, mint a már megvalósultakat.